Empfangspflicht seit 01.01.2025

E-Rechnung: gesetzeskonform und einfach

Mit dem Inoxision Belegpostfach empfangen, versenden, validieren und archivieren Sie E-Rechnungen vollautomatisch – hardware-unabhängig und bei jedem Unternehmen einsetzbar.

Jetzt beraten lassen So funktioniert’s

Gesetzliche Fristen

2025

Empfang Pflicht

2027

Versand >800k€

2028

Versand für alle

Ab 2028: Behördenportal-Upload Pflicht

E-Rechnungen muessen valide sein – Validierung ist entscheidend!

Was Sie wissen muessen

E-Rechnung – was steckt dahinter?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat (XRechnung oder ZUGFeRD), das automatisch verarbeitet werden kann. Der Gesetzgeber schreibt dies für den B2B-Bereich schrittweise vor.

Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand zur Pflicht. Wer jetzt handelt, vermeidet Stress und nutzt die Vorteile der Automatisierung schon heute.

Neu ab 2028: Behördenportal-Upload wird Pflicht

Ab dem 01.01.2028 müssen E-Rechnungen in das zentrale Behördenportal hochgeladen werden. Dafür ist es zwingend erforderlich, dass sowohl ausgehende als auch eingehende E-Rechnungen valide sind. Eine automatische Validierung – wie sie das Belegpostfach bietet – wird damit zum Muss.

Formate im Überblick

  • XRechnung: Reines XML – Standard für den öffentlichen Sektor
  • ZUGFeRD: PDF + eingebettete XML-Daten – visuell und maschinenlesbar
Bisher
PDF-Rechnung per E-Mail – manuell abgelegt
Papierrechnung per Post – gescannt und abgeheftet
Keine automatische Verarbeitung möglich
Fehleranfällig, zeitaufwändig, nicht gesetzeskonform
Mit Belegpostfach
Automatischer Empfang – XRechnung & ZUGFeRD
Validierung – Format- und Pflichtfeldpruefung
Revisionssichere Archivierung – GoBD-konform
Vollautomatisch – kein manueller Aufwand

Das Inoxision Belegpostfach

Ihre Komplettlösung für E-Rechnungen

Empfang, Versand, Validierung und Archivierung – alles in einem System. Hardware-unabhängig und sofort einsatzbereit.

Ihr digitaler Rechnungsbriefkasten

Sie erhalten eine individuelle E-Mail-Adresse im Format rechnung.ihreFirma@belegpostfach.de – Ihre Geschäftspartner senden Rechnungen einfach dorthin. Das System erkennt automatisch, ob es sich um eine XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder einen Scan handelt, und verarbeitet alles vollautomatisch.

Cloud-basiert – Hosting komplett in Deutschland
Revisionssichere Archivierung bis 11 Jahre
Automatische Validierung gegen EN16931-Standard
Weiterleitung an Buchhaltung / ERP nach Freigabe
Bei Fehlern: Absender direkt aus dem Portal kontaktieren

Der Prozess in 5 Schritten

1

Empfang

Rechnung landet in Ihrem Belegpostfach

2

Validierung

Automatische Prüfung auf EN16931-Konformität

3

Visualisierung & Prüfung

Übersichtliche Darstellung aller Rechnungsdaten

4

Freigabe & Weiterleitung

An Buchhaltung oder ERP-System weiterleiten

5

Archivierung

Revisionssicher gespeichert – bis zu 11 Jahre

Empfang

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS – alle Formate automatisch erkannt.

Validierung

EN16931-Prüfung mit technischem Prüfbericht – bereit für das Behördenportal ab 2028.

Archivierung

GoBD-konform, bis 11 Jahre Aufbewahrung, Volltextsuche über alle Belege.

Versand

E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen und versenden.

Ihre Vorteile

Warum das Inoxision Belegpostfach?

Hardware-unabhängig

Keine spezielle Hardware erforderlich. Läuft auf Ihrer bestehenden Infrastruktur – oder komplett in der Cloud.

Sofort einsatzbereit

Schnelle Einrichtung ohne aufwendige IT-Projekte. In kurzer Zeit startklar – wir übernehmen die Konfiguration.

Universell anbindbar

Funktioniert mit jedem ERP-System, jeder Buchhaltungssoftware und jeder bestehenden Infrastruktur.

100% gesetzeskonform

Erfüllt alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht, GoBD und DSGVO. Revisionssichere Archivierung inklusive.

XRechnung & ZUGFeRD

Unterstützt beide gängigen E-Rechnungsformate – für den öffentlichen Sektor und die Privatwirtschaft.

Kosten sparen

Weniger manuelle Arbeit, weniger Papier, weniger Fehler. Die Automatisierung rechnet sich ab dem ersten Tag.

Kostenlos nutzbar

E-Rechnung prüfen – kostenlos und sofort

Mit dem Inoxision E-Rechnung Validator können Sie Ihre E-Rechnungen kostenlos online auf Gültigkeit prüfen und visualisieren lassen – ohne Registrierung, ohne Installation, direkt im Browser.

Bis zu 10 Dokumente pro Tag – ideal um schnell zu testen, ob eine erhaltene oder erstellte E-Rechnung den Standards entspricht. Besonders wichtig mit Blick auf die Behördenportal-Pflicht ab 2028.

XRechnung ZUGFeRD Factur-X Peppol BIS 3.0
Jetzt E-Rechnung prüfen
validator.belegpostfach.de

E-Rechnung Validator

Datei hochladen oder per Drag & Drop ablegen

PDF oder XML-Datei hierhin ziehen

Max. 50 MB • 10 Prüfungen/Tag kostenlos

Validierung erfolgreich

ZUGFeRD 2.1 • EN16931-konform • Alle Pflichtfelder vorhanden

Inoxision Archive

Nicht nur E-Rechnungen – alle Dokumente archivieren

Das Belegpostfach ist Teil des Inoxision Archive Ökosystems. Erweitern Sie auf ein vollständiges DMS mit E-Mail-Archivierung, OCR-Texterkennung, Stapelverarbeitung und ERP-Integration.

Archivierung & DMS entdecken

Betrifft es mich?

Wer muss E-Rechnungen nutzen?

Jedes Unternehmen im B2B

  • Handelsunternehmen und Produktionsbetriebe
  • Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe
  • Freiberufler und Selbstständige
  • Lieferanten des öffentlichen Sektors

Was passiert ohne E-Rechnung?

  • Rechnungen duerfen ab 2027 nicht mehr als PDF versendet werden
  • Vorsteuerabzug kann gefährdet sein
  • Geschäftspartner koennten Sie als Lieferant ablehnen
  • Bussgeld-Risiko bei Nichtbeachtung der Pflicht
  • Ab 2028: Upload ins Behördenportal ohne valide E-Rechnungen nicht möglich

Antworten auf Ihre Fragen

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Nein. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, damit sie automatisch verarbeitet werden kann.
XRechnung ist ein reines XML-Format und Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD kombiniert ein visuelles PDF mit eingebetteten XML-Daten – so kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch maschinell verarbeitet werden. Beide Formate sind gesetzeskonform.
Nein. Das Inoxision Belegpostfach ist vollständig hardware-unabhängig. Es kann auf Ihrem bestehenden Server, in einer virtuellen Maschine oder in der Cloud betrieben werden. Es lässt sich bei jedem Unternehmen unabhängig von der bestehenden Infrastruktur einsetzen.
Ja. Das Belegpostfach ist unabhängig vom eingesetzten ERP-System und kann mit jedem System zusammenarbeiten. Als zertifizierter MyFactory-Partner bieten wir eine besonders enge Integration, aber auch SAP, DATEV, Sage und andere Systeme werden unterstützt.
Das Belegpostfach bietet ein transparentes Preismodell: Das Standard-Paket kostet 39€ / Monat (zzgl. MwSt.) bei 12 Monaten Laufzeit und umfasst bis zu 10.000 Belege. Wichtig: Das Abo verlängert sich nicht automatisch. Es gibt außerdem eine kostenlose 30-Tage-Testversion mit 100 Belegen zum Kennenlernen. Für größere Anforderungen erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Ab dem 01.01.2028 wird das Hochladen von E-Rechnungen in das zentrale Behördenportal zur Pflicht. Das Portal prüft die Rechnungen automatisch auf Gültigkeit – fehlerhafte oder invalide E-Rechnungen werden abgelehnt. Deshalb ist es entscheidend, dass Sie sowohl beim Versand als auch beim Empfang sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen valide sind. Das Belegpostfach validiert jede eingehende und ausgehende Rechnung automatisch und stellt so sicher, dass Sie für das Behördenportal vorbereitet sind.
Ja, selbstverständlich. Das Belegpostfach ist Teil des Inoxision Archive Ökosystems. Sie können jederzeit auf ein vollständiges DMS mit E-Mail-Archivierung, OCR-Texterkennung, Stapelverarbeitung und Workflow-Automatisierung erweitern. Mehr zu Inoxision Archive →
Zertifizierter E-Rechnungsberater

E-Rechnung jetzt einrichten – bevor es Pflicht wird

Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich. Als zertifizierter Inoxision E-Rechnungsberater sind wir Ihr kompetenter Partner für den Umstieg.

Kostenlose Beratung anfordern 02351 / 4444