E-Rechnung: Was kommt 2027 und 2028 auf Ihr Unternehmen zu?

Das Thema E-Rechnung beschaeftigt derzeit viele Unternehmen – und das zu Recht. Die gesetzlichen Anforderungen steigen schrittweise, und wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert ab 2028 echte Probleme. In diesem Beitrag erklaeren wir, was auf Sie zukommt, was die Begriffe bedeuten und welche Loesung wir unseren Kunden empfehlen.

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber fuehrt die E-Rechnung schrittweise ein. Drei Termine sind entscheidend:

XRechnung, ZUGFeRD – was ist was?

Zwei Begriffe tauchen im Zusammenhang mit E-Rechnungen immer wieder auf. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, funktionieren aber unterschiedlich:

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format. Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten – für das menschliche Auge ist sie ohne spezielle Software nicht lesbar. Dafür kann sie vollautomatisch verarbeitet werden. XRechnung wird vor allem im öffentlichen Sektor gefordert.

ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die Rechnung sieht also aus wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich alle Daten in maschinenlesbarer Form. Das macht ZUGFeRD besonders praktisch: Menschen können die Rechnung lesen, Systeme können sie automatisch verarbeiten.

Wichtig: Eine einfache PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es fehlen die strukturierten Daten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

Was bedeutet das für den Alltag?

Für die meisten Unternehmen ändert sich der Arbeitsablauf an zwei Stellen:

Beim Empfang: Eingehende Rechnungen kommen nicht mehr als PDF-Anhang, sondern als strukturierte Datei. Diese muss empfangen, validiert und archiviert werden – am besten automatisch. Wer das heute noch manuell macht, wird bei steigendem Volumen schnell an Grenzen stoßen.

Beim Versand: Ab 2027 bzw. 2028 müssen Ihre ausgehenden Rechnungen ebenfalls im E-Rechnungsformat erstellt werden. Das betrifft sowohl das Format (XRechnung oder ZUGFeRD) als auch die Validierung: Jede Rechnung muss dem EU-Standard EN 16931 entsprechen.

Was passiert, wenn ich nichts tue?

Kurzfristig: wenig. Die Empfangspflicht gilt zwar seit 2025, wird aber in der Praxis noch kulant gehandhabt. Ab 2028 sieht das anders aus:

• Rechnungen werden nicht anerkannt: Ohne gültiges E-Rechnungsformat kann der Empfänger den Vorsteuerabzug verweigern – oder Ihr Kunde akzeptiert die Rechnung schlicht nicht mehr.
• Behördenportal-Upload wird Pflicht: Rechnungen müssen validiert über ein Portal eingereicht werden. Ohne gültiges Format kein Upload.
• Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen revisionssicher aufbewahrt werden – eine PDF auf dem Desktop reicht nicht.

Unsere Lösung: Das Belegpostfach

Wir empfehlen unseren Kunden das Belegpostfach von Inoxision – eine Cloud-Lösung, die den gesamten Prozess abdeckt:

• Empfang: Sie erhalten eine eigene E-Mail-Adresse (rechnung.ihreFirma@belegpostfach.de). Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt – egal ob XRechnung, ZUGFeRD oder PDF.
• Validierung: Jede Rechnung wird automatisch gegen den EN 16931-Standard geprüft. Sie sehen sofort, ob eine Rechnung gültig ist.
• Archivierung: Revisionssichere Ablage für bis zu 11 Jahre – GoBD-konform, mit Volltextsuche.
• Versand: Ab 2027 können Sie darüber auch gültige E-Rechnungen erstellen und versenden.

Das Belegpostfach läuft komplett in der Cloud – DSGVO-konform, in deutschen Rechenzentren. Es ist unabhängig von Ihrem ERP-System und innerhalb weniger Stunden einsatzbereit. Keine neue Hardware, keine komplizierte Installation.

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Wer sich vorab ein Bild machen möchte: Unter validator.belegpostfach.de können Sie bis zu 10 Rechnungen pro Tag kostenlos validieren – ohne Registrierung. So sehen Sie sofort, ob Ihre eingehenden Rechnungen den Anforderungen entsprechen.

Und wenn Sie das Belegpostfach selbst ausprobieren möchten: Es gibt einen kostenlosen Testzeitraum. Sprechen Sie uns einfach an.

Mehr Details zu unserer E-Rechnungslösung finden Sie auf unserer Lösungsseite E-Rechnung.