Archivierung mit Inoxision und ELO, die Hengst-IT unterstützt sie

Lösungen

Unsere DMS und Archivierungs Lösungen

§§ACHTUNG!!§§

"Nicht zu Archivieren ist eine Straftat!"

Achten Sie darauf: Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

hier zum § Q&A

Elo Office ist eine benutzerfreundliche und vielseitige Lösung mit vielen Möglichkeiten in der Archivierung sich etwas auszutoben. Grade für Mittelständige und kleinere Unternehmen ist Elo eine Preis-Leistungs Lösung die viele Konkurrenten aussticht.

In Elo lässt sich die Archivierung sehr einfach bis hin zu beliebig kompliziert gestallten, jenachdem wie der Anwender es gerne hätte. Auch das Einscannen beispielsweise ist sehr benutzerfreundlich mit Elo Office.

Zugriffberechtigungs-
management

Serverbasierende
E-Mailarchivierung

Integration in
Tobit David

Revisionssicher
archivieren

Mobile Clients - mobiler
Zugriff auf Archivdaten

Integration in
Microsoft Outlook

OCR-
Volltexterkennung

inoxision Secure Mail
und Protect

Verschlagwortung mit
Barcodeerkennung

DATEV XML
Connector 4.0

Webclient

Verschlagwortung mit
QR-Codeerkennung

Für Fragen zu Einzelheiten Funktionen und/oder Details, kontaktieren Sie uns über unser Anfrage-Formular oder rufen Sie uns an. KONTAKT

Hinweis:

Nicht alle Funktionen die das Produkt hat und kann sind hier aufgeführt.
Nicht alle aufgeführten Funktionen sind im Standard enthalten.

Müssen E-Mails aufbewahrt werden? §

Die Anforderung E-Mails in einem entsprechenden System in digitaler Form zu archivieren, ergibt sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD).

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Eine geschäftsrelevante E-Mail hat dieselbe Aufbewahrungsfrist wie ein Geschäftsbrief in Papierform. Die gesetzlichen Vorgaben ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Geschäftsrelevant sind z.B. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Zollanmeldungen und alle sonstigen Unterlagen sowie sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Generell ist hier eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren einzuhalten.*

Wer trägt die Verantwortung?

Je nach Gesellschaftsform der Unternehmer, Inhaber, Geschäftsführer bzw. der Leiter einer Behörde.

Wann werden die E-Mails archiviert?

Hier ist der 100%-Ansatz sinnvoll - jede E-Mail wird sofort zum Versende- bzw. Empfangszeitpunkt direkt vom E-Mail-Server revisionssicher (gesetzeskonform) archiviert. Auf diesem Wege kann eine Fehlentscheidung eines Mitarbeiters über die Geschäftsrelevanz einer E-Mail vermieden werden.

Rechtlicher Hinweis

Diese Seite dient nur der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Im Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird nicht übernommen. *Beispiel für Deutschland